「要するにこういうことですよ」と、ニュースや論文、書籍などの内容を分かりやすく人に伝えたい場面では「要約」のテクニックが使われます。
要約が上手な方は、イコール「説明が上手」と言われます。仕事でも日常生活でも役立つテクニックですから、ぜひ基礎から習得しておきましょう。
「要約文」の書き方を、コツや注意点も含めて解説していきます。
現在はIT企業でインハウスSEO担当兼、メディア運営責任者・編集者として働きながら、札幌でWebライティングの講師として活動。「良いWebライターが増えれば仕事が楽になるなぁ」と思いながら、一人でひっそりと文亭を運営中。著書『Webライターが書いてはいけない文章28選』
要約とは
要約とは、モノゴトを端的にわかりやすくまとめ直すこと。
説明したい相手にとってわかりやすいよう「要するにこういうことである」と情報を整理して、理解を促進するような目的で「要約」というテクニックが使われます。
わかりやすいところだと「ニュースサイト」や「ニュース番組」が、最近起きたモノゴトを要約して伝えてくれるメディアの代表格です。
例えばなにか大きな発見があって「論文」が発表されても、その内容は一般人にとって専門的すぎることが多く、またほとんどがかなりの長文で構成されているため、なかなか原文を読もうとは思えません。
そこでニュースメディアは、論文の内容を「要するにこういう研究をして、こういう結果が出たから、それはこのくらい素晴らしいことなんだ」と、一般人にもわかりやすいよう要約して伝えてくれているのです。
もちろんそれ以外にも、親子の会話、社員研修、業務マニュアルなど、日常のさまざまなシーンに「要約」というテクニックが関わっています。
要約のコツと注意点
ここでは要約のコツを、注意点も交えながら大きく4つのポイントに分けてご紹介していきます。
情報元をよく理解し、自分の言葉でまとめる
要約する際には、かならず原文や情報ソースの内容をよく理解したうえで、自分の言葉でまとめましょう。
要約したつもりで、ただ原文を切ったり貼ったりするだけの文章を書くケースも見られますが、それは「要約」ではありません。
原文や情報ソースに書かれた「事実」を、あなたが伝える相手から見てわかりやすいようにまとめ直すのが「要約」という行為です。
読者に馴染みのある「たとえ」を用いる
要約する際には、読者の身近なものに例えながら説明するのがポイントです。
元情報はただ事実が書かれているのに対して、あくまで「その人にとってわかりやすく」まとめ直して説明するのが要約の目的です。
「要約して誰に伝えるのか」を明確にして、わかりやすく「たとえ」を用いながら要約しましょう。
主観はいれず、元文の主旨を守る
要約する際、そこに要約者の主観は必要ありません。
まとめ直す際に「私はこう思う」などと主観を入れてしまうと、もはやそれは要約文ではなく、書評や感想文になってしまいます。
あくまで元の文に書かれていることを「要するにこういうことだ」と、端的にまとめ直すようにしてください。
PREP法を用いて端的な文章に整理する
要約する際には、PREP法という文章術が役立ちます。
PREP法は「結論・理由・具体例・再結論」の順番で書くテクニックなのですが、端的にわかりやすく理解を促せて、要約する際に最適です。
細かい内容は下記の記事で詳しく解説していますので、PREP法に馴染みのない方は参考にして下さい。
要約文の書き方手順
では具体的に要約文を書いていきましょう。書き方を3ステップでご紹介します。
STEP1. 元文全体にざっと目を通す
まずは要約元の文に、ざっと目を通しましょう。一字一句読む必要はありませんので、頭から最後までに何が書かれているのか把握する目的で読みます。
もしそれが書籍なら、最低限「目次」と「まとめ」に目を通す程度でも問題ありません。
どこに何が書かれていて、結論が何なのか。まずは文章の全体像がわかる程度に読んでみてください。
STEP2. 元文の主旨を整理する
次に、元文の筆者が何をどう伝えようとしているのか整理します。主に下記の要素を拾い上げて、箇条書きで並べていきましょう。
- 文章全体の結論
- 章ごとの要点
- 結論や要点の根拠になる事実情報
仮にそれが書籍でしたら、章ごとに「その章の要点や結論」がまとめられていることがほとんどです。それぞれの要点と、その根拠となる事実情報をピックアップしてください。
STEP3. 主旨を軸にしてまとめ直す
最後、整理した情報をもとに自分の文章でまとめ直します。
コツのところでも書きましたが、主観や感想を入れてはいけません。あくまで元文の情報を「要するにこういうこと」と説明し直してください。
箇条書きにした情報をすべて入れ込む必要はありませんから、まずはその文章全体の結論を主軸に、それを解説するのに必要なだけの要点と根拠を入れ込んでいきます。
元文のことがまったくわからない人が読んでも「そういうことね」と理解できる、端的な文章で整理しましょう。
要約力が必要になる場面
次に、要約力が必要とされるシチュエーションを見ていきましょう。
ライターの仕事ではもちろん、一般的なビジネスシーンでも意外と使われています。
ニュース記事の作成
ニュース記事の作成においては、要約力がフル活用されます。
もともとあった事実を、読者や視聴者にとってわかりやすくまとめて伝えるために「要約」する必要があるため、ニュース記事を作るライターには総じて「要約力」が必要になります
各種ブログ記事の作成
ニュースに限らず、ブログ記事でも要約力が試されます。
例えば何かのサービスのレビュー記事を作成する際などは、公式サイトを見ただけではわからないメリットや特徴を要約してまとめるような作業が必要です。
要約力を磨くことで、良いコンテンツを作れるようになるでしょう。
研修やマニュアル作り
例えば社員に向けた研修やマニュアルでも、要約する力が必要です。
誰かに何かを教えるときは「要するにこういうことなんだよ」と、その相手にとってわかりやすい表現で説明する力が試されます。
よって要約力を訓練すれば、さまざまなビジネスシーンでも役に立つでしょう。
まとめ
「要約」は、そのモノゴトを深く理解したうえで、伝えたい相手にわかりやすくまとめ直す、ある意味では「思いやり」が必要な技術です。
ぜひ要約力を磨いて、人にわかりやすく説明できるスキルを身につけましょう。
なお要約した内容を上手に使えるには、文章の書き方を押さえておくのも必要です。下記の記事も参考にしてみて下さい。
