クライアントが喜ぶファイル名の付け方。相手の管理しやすさを考える。

取引先やクライアントへdocxファイル、PDFファイル、エクセルファイルなどを提出する際、ファイル名の付け方は工夫していますか?

今回は「クライアント側から見た管理しやすさ」の観点から、より良いファイル名の付け方を考えてみました。

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\ この記事を書いた人 /

たくろー
Webライター、編集者
ライティングから編集、校正、ディレクション、SEO対策、撮影、画像編集と、なんでもやってるwebライター兼編集者。
現在はIT企業でメディア運営責任者・編集者として働きながら、札幌でWebライティングの講師として活動。「良いWebライターが増えれば仕事が楽になるなぁ」と思いながら、一人でひっそりと文亭を運営中。著書『Webライターが書いてはいけない文章28選』

ファイル名について考える

メールなどに添付するファイルの名称は「送られた側の管理しやすさ」を考えて付けるべきです。相手にとって重要な、結論や主旨から伝えましょう。

例えば「株式会社田中」社のオウンドメディア「タナカイズム」へと、田中という苗字の認知度について執筆した原稿を納品することを考えてみます。送り元は、私たくろーとしておきます。

(※社名やメディア名はフィクションです。同一名のものがあればすみません。)

例えばよく見るのが、以下のようなファイル名です。

「株式会社田中御中-タナカイズム様-田中という苗字の認知度について-たくろー.docx」

「タナカイズム様-苗字について-1210.docx」

こんなファイル名だと、相手から見てどうでしょうか。

例えばGoogleChromeのブラウザからダウンロードした際、ブラウザには以下のように表示されます。

保存したとき、ファイル名は以下のように表示されます。

クライアントも様々な相手先からファイルが送られてきますので、社名が先頭にあると、どれがどのファイルかわかりません。

クライアントから見ると「誰宛か」は管理する上で必要ありません。結論から伝えましょう。

例えば「田中の苗字調査|たくろー|タナカイズム御中1210.docx」などです。

上記画像では、一番右の「田中の苗字調査たくろー…210.docx」と見えているファイルが、相手から見てもっとも管理しやすいはずです。

「社名を後ろにするなんて失礼ではないか」と考える方もいらっしゃるかもしれませんが、敬意はメールなどの文章で示せば問題ないと考えます。

特にオウンドメディアを運営しているようなクライアントであれば、この程度の礼儀よりも実用性を重視するはずです。

クライアントが管理しやすいファイル名の条件

クライアントから見てどのようなファイル名であれば管理しやすいのか、具体的な要素を整理してみました。

表題が端的に示されている

まずは表題が必要です。

Webライターの原稿であれば、対策KW(「ファイル名 付け方」「田中 苗字」など)を入れておくのがベター。

それ以外のファイルであれば、ファイルの内容を具体的かつ端的に示す文言を考えましょう。

送信元が書かれている

ファイル名に送信元が書かれていると、管理しやすくなります。

例えばそれが「請求書」だったとすると、ファイル名に送り元が書かれていないと、どこからきた何の請求書なのかパッとみて分からず不親切です。

他の書類でも同様。ファイル名でわかるように送信元を明記しましょう。

バージョン管理ができる数値が入っている

メールでやりとりするようなファイルは、内容を修正したり、アップデートしたりする可能性があります。

よってバージョン管理できる数値を入れておきましょう。

基本的には日付(「1208」など)を入れておくことがほとんどです。あるいは原稿であれば「初稿」「二稿」などと管理する場合もあります。

それがいつの書類なのかわかる数値は確実に入れておいてください。

ファイル名の具体的な付け方

ライターの仕事まわりでよく送る書類について、具体的なファイル名の付け方を考えてみました。

原稿の場合

納品原稿の場合は「対策KW・日付・送り元」は入れておきましょう。

先頭に対策KWが書かれていることで、とても管理しやすくなります。また日付を入れておけば、修正依頼をした際のバージョン管理も容易です。

例:「原稿 書き方」1210|たくろー|株式会社田中御中.docx

請求書の場合

請求書の場合は「期間・内容・送り元」は最低限わかるように入れておきましょう。

いつの何を誰が請求しているものなのか、ファイル名で示しておくと管理しやすくなります。

例:「12月原稿料請求書 – たくろー – タナカイズム御中.pdf」

契約書の場合

契約書の場合は「内容・日付・送り元」がわかると良いでしょう

何をいつ誰と契約する書類なのか、ファイル名で示すと親切です。

例:「業務委託契約1210- たくろー – タナカイズム御中.pdf」

こちらが管理する際は、フォルダ分けで対応する

なおライター側からすると、どの会社に送る原稿なのか、ファイル名の先頭につけて管理しておきたくなる気持ちもわかります。

しかしそれでは、ここまでに解説してきた通り、あまりクライアントから見ると親切とは言えません。

よって、クライアントごとにフォルダを分けて管理しておくことをおすすめします。以下のような内容です。

クライアント名をつけた各フォルダに原稿や契約書を格納しておくと、ファイル名の先頭に社名を入れなくても、十分に管理できるはずです。

まとめ

ついつい自分たちが管理しやすいようにファイル名をつけてしまいがちですが、あくまで受け取る相手からみて「管理しやすいファイル名」をつけるべきです。

これはもちろん、Webライティングにおいてもまったく一緒。

なにごともユーザーファーストで考える癖をつけていき、より良い文章を書いていきましょう。

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この記事を書いた人

ライティングから編集、校正、ディレクション、SEO対策、撮影、画像編集と、なんでもやってるwebライター兼編集者。
現在はIT企業でメディア運営責任者・編集者として働きながら、札幌でWebライティングの講師として活動。「良いWebライターが増えれば仕事が楽になるなぁ」と思いながら、一人でひっそりと文亭を運営中。著書『Webライターが書いてはいけない文章28選』

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